Cara Meningkatkan Kehadiran dalam Rapat Virtual


Saya pernah menulis blog post (dan juga membuat versi podcastnya) tentang bekerja dari rumah ini, dan sepertinya wabah yang sedang terjadi ini membuat banyak pekerja kantor menjadi karyawan yang harus bekerja dari rumah (work from home – wfh), sehingga aktivitas video conference menjadi hal yang rutin untuk berbagai tujuan bisnis, dari rapat staf, sesi brainstorming hingga pengumuman-pengumuman.

Tetapi sistematika komunikasi yang biasanya bekerja dengan baik di antara rekan-rekan, di ruang-ruang pada video conference mungkin tidak diterjemahkan secara mulus di layar komputer untuk orang-orang yang sebelumnya belum pernah menggunakannya di layar komputer. Profesor pada bidang organizational behavior, Andy Molinsky merekomendasikan melihat pertemuan virtual sebagai “konteks yang sama sekali berbeda, bukan hanya pertemuan pribadi atau kelas yang ada di layar.”

Mengangkat poin dan kehadiran kalian dalam Zoom, Skype, atau virtual meeting yang sejenisnya, tidak hanya mengharuskan kalian terlibat dalam sebuah video conference yang baik, tetapi juga melepaskan diri dari kesalahpahaman yang berpotensi merusak tentang media.

Untuk membantu agar kehadiran kalian tetap aktual dalam pertemuan-pertemuan virtual, pertimbangkan enam rekomendasi ini:

1. Fokus pada kamera, bukan pada kolega

Setiap pembimbing presentasi biasanya akan memberi tahu kalian bahwa kontak mata langsung adalah cara yang vital untuk memperkuat poin-poin yang ingin kalian sampaikan. Dalam video conference, ini berarti melihat ke kamera video, bukan pada wajah para audiens atau kolega. Berbicara pada kamera memang tidak akan terasa alami atau nyaman, ya sebagai manusia, kita memang dilatih untuk melihat orang-orang yang kami ajak bicara, tetapi perlu kalian ketahui juga bahwa para entertainer dan politisi telah melakukannya dari jaman dulu.

Memang sangat sulit untuk fokus pada kamera saat menjalani keseluruhan pertemuan, terutama saat orang lain berbicara, tetapi ketahuilah bahwa kalian akan dapat memperkuat poin yang kalian sampaikan ketika memfokuskan tatapan kalian ke kamera.

Berlatihlah melihat ke kamera saat kalian berbicara, bahkan juga untuk momen-momen bicara singkat selama konferensi video. Semakin sering kalian mempraktekkannya, semakin terbiasa juga kalian nantinya….

2. Mempertahankan kekuatan suara

Saya selalu menasihati siswa/audiens dan klien saya untuk menggunakan suara yang lebih keras dari biasanya pada saat video conference karena, selain dapat lebih terdengar, suara-suara yang kuat akan dapat memperlihatkan otoritas, kredibilitas, dan kepercayaan diri. Konsep ini sama benarnya apakah dalam virtual conference atau seperti pada meeting dengan tatap-muka langsung. Jadi, meskipun Anda menggunakan mikrofon eksternal atau internal dan karenanya lalu tergoda untuk berbicara dengan volume percakapan yang biasa dilakukan, maka pertahankan suara yang kuat dan jelas seolah-olah Anda berada di ruang konferensi yang besar.

Menggunakan suara yang keras juga akan membuat Anda tidak jadi terdengar seperti bergumam dan berbicara terlalu cepat karena jumlah napas yang diperlukan.

3. Posisikan diri kalian dengan bijak

Kedekatan memainkan peran yang cukup penting yang menentukan bagaimana audiens memandang kalian sebagai seorang komunikator. Semakin jauh atau semakin kabur Anda muncul, Anda akan semakin tidak menarik. Dalam video conference, kepala dan bagian atas bahu Anda harus mendominasi layar.

Jika kepala kalian terpotong di bagian atas atau di bagian bawah, artinya kalian terlalu dekat. Jika seluruh tubuh kalian terlihat, maka artinya kalian terlalu jauh. Jika hanya setengah dari kepala kalian yang terlihat, maka coba posisi kameranya disesuaikan lagi.

Perhatikan juga latar belakang kalian. Kamar yang berantakan membuat seorang komunikator terlihat seperti seseorang yang tidak mampu mengatur. Elemen yang mengganggu akan menarik perhatian dari diri kalian. Temukan lingkungan di mana latar belakangnya sederhana, yang mencerminkan profesionalisme.

Persiapan itu sangat penting, jadi luangkan waktu sebelum conference call dimulai untuk memilih lokasi dan sempatkan untuk mengatur kepala kalian sepenuhnya dalam frame kamera agar dapat memastikan kalian dapat mengedepankan wajah terbaiknya.

4. Terlihat dan penuh perhatian

Dalam meeting-meeting konvensional, peserta biasanya sangat memperhatikan kehadiran mereka. Namun dalam video conference dimana kalian tidak terlihat secara utuh (dan mungkin masih memakai celana piyama), mudah untuk melupakan bahwa kalian masih ditonton. Kalian mungkin tergoda untuk memeriksa email atau mengerjakan pekerjaan lain, tetapi multi-tasking ini berbahaya karena kalian pasti tidak ingin kelihatan tidak siap jika ditanya pertanyaan mendadak.

Bahkan jika kalian tidak perlu terlibat penuh dalam meeting tersebut, reputasi profesional kalian dapat menurun jika kalian terlihat tidak memperhatikan. Jadi coba tutup dululah pekerjaan-pekerjaan lain, jauhkan ponsel Anda, dan ingatlah bahwa kalian “disoroti kamera”.

Karena kalian akan kurang menyadari isyarat sosial dalam pertemuan virtual, penting juga untuk memperhatikan berapa lama dan seberapa sering kalian berbicara, jika kalian memotong penyampaian orang lain, dan jika kalian membuat komentar yang mungkin menyinggung seseorang yang hadir tetapi tidak terlihat. Saran saya: Jangan menganggap diri kalian “di rumah”. Anggap diri kalian “sedang bekerja”. Perilaku kalian mungkin jadi bisa mengikutinya.

5. Jangan menjadi gangguan

Dalam pertemuan langsung, kalian tidak perlu khawatir tentang orang berbicara saat mic dimatikan, kebisingan sekitar yang mengganggu, atau gangguan hewan peliharaan dan anak-anak. Tapi ini semua adalah perangkap umum dari rapat virtual, dan mereka dapat dengan cepat menyabot poin-poin yang kalian buat. Tugas kalian adalah memastikan bahwa kalian mengingat apa yang telah lakukan dengan benar, bukan apa yang salah, jadi perhatikan kekuatan yang kalian miliki atas lingkungan virtual dan fisik kalian.

Mulailah dengan melatih diri kalian untuk tetap mematikan mic (mute) setiap kali tidak berbicara dan menyalakan mic (unmute) hanya ketika kalian berbicara. Tetap mematikan mic akan menjaga dari suara tiba-tiba serta suara rutinitas yang mungkin tidak kalian ketahui mengganggu jalannya pertemuan, seperti misalnya detak jam dinding, suara dari mengetik, atau bahkan suara nafas sendiri. Mematikan mic jelas memungkinkan kalian untuk berbicara, tetapi, mungkin yang lebih penting adalah dapat menyelamatkan kalian dari teriakan rekan-rekan yang menyuruh mematikan mic.

Pastikan untuk mematikan kamera ketika kalian sedang melakukan sesuatu yang mengganggu secara visual, seperti pindah ke ruangan lain atau makan. (Minum mungkin tidak terlalu mengganggu, tetapi mengunyah itu lain cerita).

Finally, jika anak-anak yang membuat keriuhan (atau mungkin hewan peliharaan) menuntut untuk didatangi, kolega kalian mungkin akan tertawa atau memahaminya, jadi jangan khawatir atau malu dengan gangguan spontan. Namun, jika kalian ditugaskan untuk memberikan presentasi besar, cobalah meminta seseorang untuk mengawasi mereka di ruangan lain, jauh dari godaan untuk menuntut kalian hadir, atau setidaknya buat kegiatan yang mengasyikkan untuk mereka. Menjadi orang tua dan mempresentasikan sesuatu tidak dapat dijalankan secara bersamaan, dan pesan yang penting itu tidak hanya membutuhkan perhatian penuh dari rekan kerja, tetapi juga dari kalian.

6. Gunakan fitur chat sebagai mitra Anda

Pertimbangkan chatroom bukan hanya platform diskusi, tetapi lampiran tambahan untuk presentasi. Saat kalian merujuk ke artikel atau dokumen, tautkan ke dalam chat. Jika Anda menjalankan pertemuan, masukkan tautan ke agenda dalam chat. Ketika orang lain berbicara, tanggapi dengan dukungan atau pertanyaan dalam chat. Chatroom adalah tempat mendapatkan peluang unik dalam rapat-rapat virtual yang berguna untuk meningkatkan kehadiran kalian, menambah dimensi pada ide-ide kalian, dan menunjukkan bahwa kalian sepenuhnya hadir.

Apakah kalian telah lama berpartisipasi dalam pertemuan virtual atau baru saja mulai, penting untuk disadari bahwa video conference itu bukan hanya konferensi melalui video. Video conference adalah pengalaman interaktif yang sama sekali baru, yang mengharuskan kalian menyesuaikan perspektif, kebiasaan, dan taktik untuk membuatnya bermanfaat bagi kalian.

Photo by visuals on Unsplash

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.